Um profissional da área imobiliária costuma dizer que aprendeu na faculdade (e na vida) que existem três fatores primordiais para que um negócio seja bem-sucedido: localização, localização e localização.

O espaço físico é o segundo investimento mais importante no orçamento de uma empresa (o primeiro é com as pessoas), e quando se decide mudar de endereço, a re-localização deve ser muito bem planejada, em todos os seus mínimos detalhes.

Devido à enorme variedade de segmentos no ramo comercial e corporativo, a competitividade no mercado imobiliário aumenta cada vez mais. Desde mega-empresas, multinacionais, escritórios de médio porte e os pequenos empresários, a gama imobiliária é muito concorrida, e estar bem-localizado é um fator a mais que poderá levar o seu negócio ao sucesso.

Muitas empresas vêm aproveitando a entrega crescente de novos empreendimentos na cidade de São Paulo para re-localizar suas sedes em edifícios mais nobres ou com especificações melhores, que atendam às suas necessidades de longo prazo. Mas como organizar e gerenciar uma re-localização bem-sucedida financeiramente, dentro do cronograma pretendido e em linha com os objetivos da entidade?

É fato que as grandes empresas possuem uma maior estrutura e, portanto, capacidade para contratar especialistas em transações imobiliárias, ou seja, aqueles que irão realizar todos os passos oferecendo tranquilidade e confiança em todo o processo. No entanto, os pequenos empresários, muitas vezes, realizam os trâmites (ou alguns deles) sozinhos – o que pode ser muito arriscado, pois existem vários pontos que exigem conhecimento especializado. O intuito desta matéria não é substituir o serviço essencial do consultor imobiliário corporativo, mas sim servir como auxílio básico ao enfrentar possíveis dificuldades no decorrer do percurso.

Ao dar início a um processo de re-localização, o gestor imobiliário ou de facilities da entidade deve entender bem o escopo do trabalho e os recursos que terá para executá-lo. Para que tudo fique mais simples, vamos dividir a transação em 10 passos estratégicos.

1º passo: a decisão de mudar

A decisão da mudança, seguida da necessidade, já é um grande passo, e quando uma empresa (não importando o segmento ou o tamanho) decide ou precisa mudar de endereço, muitos motivos devem ser previamente considerados. Veja alguns exemplos:

• o crescimento dos negócios leva o empresário à necessidade de um espaço maior ou, em alguns casos, de um espaço adicional;

• o oposto também pode ser necessário, isto é, compactar espaço, o que não significa, necessariamente, que as coisas estão indo mal;

• para seus funcionários (ou até para você mesmo), talvez o acesso (de carro ou transporte público) seja um pouco complicado, e mudar para um local mais central, perto de estações de metrô ou com uma grande variedade de ônibus, pode ser uma boa ideia;

• estar localizado em uma avenida movimentada com trânsito cada vez mais caótico pode se tornar um transtorno, provocar atrasos e isso pode ser motivo para levar seu escritório a um local mais tranquilo;

• se o bairro apresenta pouca infraestrutura de apoio, restaurantes, papelarias, bancos, hospital, farmácias, isso também é um provável motivo de mudança;

• a redução de gastos (aluguel, IPTU, condomínio¹) muitas vezes leva um escritório a mudar de bairro e até mesmo cidade; talvez esta mudança cause um atrito com seus funcionários e aqui pode surgir um impacto no quadro de colaboradores, situação de responsabilidade do RH;

• há aquelas empresas que mudam de endereço por motivo de status. Estar em um prédio Classe A e em um endereço nobre trará uma impressão melhor para os seus negócios;

• se o seu escritório ficava em uma residência, talvez seja hora de migrar para um edifício, melhorando a segurança.

Durante o planejamento do novo espaço, é importante saber quais são as necessidades da sua empresa, incluindo as expectativas de crescimento, a hierarquia dos funcionários e se isso também irá mudar no novo espaço corporativo e layout no (incluindo mobiliário, opção por salas abertas ou fechadas, mesas em “L” ou mesão linear, divisórias altas ou baixas, copa, banheiros). Todo o novo espaço deve ser pensado e planilhado de maneira que indique a área total necessária incluindo as áreas de apoio.

Também pode ser importante realizar um mapeamento da localização dos clientes de sua empresa, dos concorrentes e dos funcionários. Lembre-se, a mudança não é apenas física, ela envolve também pessoas.

2º passo: quanto gastar

Uma vez definida a localização ideal e a necessidade de espaço (em m²), é hora de levantar os custos. Vamos levar em conta três fatores relacionados a custos: a) aluguel bruto (incluindo condomínio e IPTU); b) gastos com ajustes e adaptações necessários já dentro do espaço; e c) investimentos.

Sabemos que, dependendo da localização e vacância da região, o aluguel do novo escritório pode ser mais caro (ou mais barato) e que existirá muito provavelmente o aluguel duplo, isto é, continua-se pagando o aluguel atual e o do novo local ao mesmo tempo, até o momento da mudança ou do vencimento do contrato antigo, custo que somente pode ser diminuído com negociação de carência de aluguel no novo local.

Por outro lado, o espaço novo vai precisar ser adaptado para as necessidades específicas que podem envolver obras de grande importância, além da documentação do atual e do novo espaço que tem de ser revista e estar devidamente regulamentada.

Sobre investimento, podemos dizer que o empresário que vai mudar tem de ter um dinheiro específico para este tipo de operação. Claro que calcular, ou mesmo ter uma base exata de quanto será o investimento total, é bem complexo, mas é preciso ter conhecimento do valor da operação imobiliária que deve estar previsto no orçamento da empresa.

Os custos básicos de ocupação que uma empresa se lembra com facilidade são o investimento inicial, aluguel, condomínio e IPTU, mas são muitas vezes esquecidos os custos para repor o imóvel atual nas condições originais, multas de rescisão, custos com garantias da nova locação, custo com vagas extras e os gastos com o uso do ar condicionado depois do horário normal de operação.

As estimativas dos dados acima poderão ser obtidas através da empresa de consultoria imobiliária que a entidade selecionar. E não é fácil definir tudo isso no início do processo. A dica é trabalhar com cenários financeiros que são ajustados conforme as negociações avançam. Sem o cuidado devido para analisar todos os custos, muitas empresas acabam por gastar mais do que poderiam, depois de já terem tomado a decisão de mudar.

3º passo: prazos

Mudar pode levar tempo, semanas, meses. Não é de um dia para o outro. Portanto o prazo é mais uma consideração em todo o processo de re-localização.

• Quanto tempo vai demorar para o empresário encontrar um novo espaço?

• Quanto tempo vai durar a negociação comercial?

• Quanto será o tempo de vai-e-vem da minuta contratual?

• Quando se deve entregar o conjunto que ocupava?

• Há algum inquilino no futuro escritório; quando ele irá sair?

• Como está a documentação e quanto tempo será preciso para revisá-la?

• As obras ficarão prontas quando?

• Qual o prazo de espera para a nova mobília ficar pronta?

• Quantos dias serão necessários para a instalação (ou adaptação) de toda a fiação, telefones, computadores?

• E na hora da mudança? Basta um fim de semana? Um feriado prolongado? Uma semana?

Tudo isso leva... tempo.

Para todas as situações acima, é preciso estimar prazos, deadlines. Um profissional experiente do ramo imobiliário tem conhecimento desses prazos e pode ajudar muito a montar um cronograma realista. Uma mudança sem cronograma deixa o processo de re-localização à deriva, os prazos expiram e... tempo, ninguém pode negar, é dinheiro!

4º passo: a procura do lugar

No momento da necessidade, muitas corporações contratam um especialista neste tipo de operação. O principal é o consultor imobiliário, especializado em Representação Corporativa. Este profissional presta diversos serviços relacionados a espaços corporativos, como planejamento de espaços, levantamento de todas as opções disponíveis para o cliente, elaboração de análises corporativas, negociar a devolução do imóvel atual e assessorar os advogados no levantamento da documentação, a revisão dos contratos e o laudo de vistoria.

Na escolha de um novo lugar, o consultor imobiliário, além do ramo de sua empresa, considera também o motivo da mudança, o que o empresário deseja no que se refere à infraestrutura do entorno do escritório (alimentação, localização, acessos, transporte). Neste caso, a experiência do consultor ajuda muito, pois ele tem acesso a informações específicas de cada opção.

O Portal Buildings pode colaborar fornecendo uma noção dos preços pedidos do metro quadrado por região, algumas características básicas do novo bairro, como pontos comerciais, transporte público e acessos, e informações básicas de cada opção, como especificações prediais e valores de aluguel, condomínio e IPTU. Mas nada substitui o consultor imobiliário que tem a experiência para fazer com que o projeto flua com agilidade em todos os aspectos: transações, análise comparativa das opções, diversas negociações concomitantes, análise jurídica, levantamento da documentação, visitas, laudo de vistoria de entrega e transição para a empresa que fará a obra.

5º passo: a escolha do lugar

Depois das consultas apresentadas pelo profissional do setor imobiliário, é hora de fazer uma seleção de alguns imóveis escolhidos e ir à rua conhecer estes espaços.

Além de visitar os conjuntos comerciais, é importante analisar como está a documentação de cada um deles, quem é o proprietário, descobrir porque aquele espaço está para alugar, a localização e o entorno, se os valores estão de acordo com o mercado e estimar possíveis custos de investimento em obras.

Também é importante entender as características técnicas do edifício, como ligações elétricas disponíveis, elevadores, garagens, segurança, sistema de ar-condicionado, área comum, como é a divisão dos conjuntos nos andares, tentar conhecer os segmentos dos outros ocupantes, dentre outras coisas que podem ser analisadas ainda no período de seleção.

6º passo: negociação e documentação

Ler contratos e qualquer tipo de papelada burocrática pode ser estressante, sem falar que a maioria de nós é leiga no assunto e pode deixar passar alguma informação importante, comprometendo a negociação.

Por esse motivo, consultar ou até mesmo contratar um advogado especializado na área imobiliária é altamente recomendável. A revisão de contrato de locação, taxas, correção no aluguel, prazos do contrato, multas contratuais, contas pendentes, tudo isso é melhor ser feito por quem entende, evitando futuros problemas. Este apoio jurídico é fundamental e deve ser fornecido por um advogado com apoio do consultor imobiliário contratado.

Uma negociação bem conduzida sempre tem um plano alternativo em caso de entrave, por isso é importante conduzir duas ou três negociações simultaneamente. Antes de dar início ao processo, deve-se estabelecer as metas do ocupante por ordem de prioridade. Alguns pontos importantes a serem discutidos são:

• faixa do valor de mercado do imóvel, com base em transações recentes e tendências do mercado futuro (oferta/novo estoque, absorção e vacância da região e dos edifícios em questão);

• carência de aluguel;

• prazo do contrato;

• multa e aviso prévio por rescisão antecipada;

• garantias contratuais;

• direito de preferência na locação de espaços adjacentes;

• dentre muitos outros aspectos.

Esses itens devem ser negociados considerando os de suma importância para a empresa, bem como os menos relevantes. As circunstâncias do mercado e as necessidades específicas do ocupante acabarão ditando o ritmo das negociações. Contudo, devido ao elevado número de variáveis da negociação de um contrato de locação, é bom reservar um prazo razoável para essa etapa, visando a obtenção de bons resultados. Ao concluir as negociações, certifique-se que um protocolo de locação seja firmado entre as partes para evitar desgastes ao revisar a minuta contratual.

Na fase de elaboração do contrato de locação, o ocupante deve solicitar que seus advogados, preferencialmente especializados na área imobiliária, verifiquem a minuta contratual. O consultor imobiliário poderá também ajudar nesta etapa sugerindo e propondo soluções alternativas para eventuais impasses que possam surgir.

Uma re-localização corporativa bem-sucedida é aquela que faz sentido financeiramente e que proporciona um ambiente de trabalho propício para o aprimoramento dos serviços prestados. Esse processo depende de um bom planejamento e da formação de uma equipe qualificada para gerenciar cada etapa do processo.

7º passo: preparação do espaço

A fase da obra. Aqui, é importante estudar as necessidades de adaptação do espaço, pinturas, colocação ou troca de carpete, reforma no piso, instalação de tecnologia, telefonia, ajustes nos banheiros ou na copa.

As pessoas que vão ocupar o escritório também têm de ser peças-chave na análise do espaço. É importante saber o número exato de cadeiras e mesas que serão necessárias, se estes móveis serão comprados, alugados ou trazidos do escritório anterior e se haverá um espaço para café ou descanso.

Muito provavelmente será necessária a contratação de um arquiteto para certas mudanças de layout, derrubar ou construir uma parede, instalar uma porta ou janela ou colocar divisórias. Na parte de TI, é preciso desligar o servidor do antigo local e religar o novo, fazer a transferência de endereço de IP ou provedor. O mesmo deve ser considerado em telefonia, transferir as linhas telefônicas e a internet.

A atualização do endereço novo no cartão pessoal, folders e informativos da empresa também deve estar nos planos, mesmo durante a mudança, e fica sob a responsabilidade do departamento de marketing da empresa.

Um gerente de projetos, ou project manager, é o profissional ideal para auxiliar em todas as adaptações físicas e também contratuais no novo espaço. Ele irá trabalhar com prazos (preparar o espaço no tempo previsto, sincronizando todas as atividades que serão realizadas), dentro do custo previsto (tentará ao máximo não exceder o orçamento que a empresa contratante tinha para gastar nesta operação imobiliária) e oferecer qualidade nos serviços (para obter a satisfação do cliente, ao final do processo).

8º passo: mudança física e cultural = adaptação

A mudança física, é relativamente, o passo mais simples: basta contratar uma transportadora para trazer os móveis, computadores, materiais dos funcionários, dentre outros. O difícil é colocar tudo no lugar, sem que nada falte, conseguir fazer tudo caber no novo espaço.

Cada funcionário deve, antes da mudança e ainda no antigo espaço, encaixotar suas coisas e etiquetá-las com nome completo, setor e andar. Especificar se o conteúdo é frágil ajuda os carregadores e evita danos.

No novo local, muitas vezes, existe a implantação de um novo conceito de layout que exige a adaptação das pessoas, por exemplo, uma pessoa que trabalhava antes em uma sala exclusiva ou com poucas pessoas, e de repente ficará em um open space. Em outros casos, o escritório muda para um endereço mais longe dificultando o acesso para alguns funcionários.

Há muitas empresas que, antes de mudar, fazem um comunicado interno, incentivando seus funcionários a opinarem ou fazerem sugestões. É uma boa estratégia que tem a intenção de informar seus trabalhadores sobre o que a empresa em que eles atuam pretende. Como as opiniões serão muito variadas e em alguns casos contrárias à mudança, não é intenção da corporação acatar tais conceitos, mas fica claro o seu objetivo ao envolver os funcionários e assim fazer com que se sintam participativos no processo, gerando menos resistência.

9º passo: imprevistos

É terrível chegar ao novo escritório e não conseguir ligar o computador, a internet estar fora do ar, os telefones sem sinal de vida, toda a correspondência recebido ainda no antigo endereço. Estes imprevistos representam apenas a ponta do iceberg de uma lista de muitos outros que podem ocorrer após a mudança.

Para amenizar, existem profissionais, os facilities managers, especialistas em resolver os pequenos e, aparentemente, constantes impasses do dia a dia, até que tudo esteja devidamente conectado e funcionando.

10º passo: celebração

Depois de tantos trâmites, desafios, dificuldades, é hora de comemorar a conquista do novo espaço. Uma boa ideia é realizar um café da manhã ou uma recepção para inauguração do escritório novo. Todos merecem, depois de tanto esforço, algumas horas de lazer para celebrar uma nova fase da empresa em que trabalham, acreditando no seu crescimento.

Mudar é bom, é sinal de que as coisas estão melhorando, os negócios se expandindo, mas é fato que a mudança, em qualquer aspecto da vida, não é fácil. Exige dedicação, boa vontade e acreditar que será para melhor, e isso inclui todas as pessoas envolvidas.

O Buildings reconhece a importância do consultor imobiliário especializado em mudanças corporativas e por isso recomenda, a qualquer empresa que pensa em mudar, a contratação deste profissional. Para obter maiores informações sobre a empresa parceira do Buildings, clique em “assessoria especializada” na homepage do Portal.

¹ Condomínio são despesas nas áreas comuns. Não estão inclusos os custos com a manutenção da área privativa, consumo de luz. Presume-se que estes custos serão semelhantes num novo local. É evidente que os custos de gerenciamento da infraestrutura privativa ou facilities poderão variar, também, significativamente caso existam grandes ineficiências da ocupação atual. Cabe ao gestor ter ciência destas ineficiências e buscar assessoria para tentar estimá-las e buscar resolvê-las.

Fonte: Revista Buildings - 11a edição